CÔNG TY TNHH ATLANTIC GATE (VIỆT NAM) tuyển dụng Documentation Supervisor. Mức lương: Thỏa thuận tùy theo kinh nghiệm và năng lực. Hưởng 100% lương trong thời gian thử việc. Được đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội theo mức lương gross. Có gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe.
Xem nhiều việc khác tại: https://zalo.me/g/bkowsm613
Chi tiết công việc
Mô tả công việc
1. Quản lý đội nhóm
- Quản lý và kiểm soát khối lượng công việc, năng suất của đội ngũ, đảm bảo tất cả lô hàng được xử lý chính xác và đúng hạn, tránh phát sinh phạt, tổn thất và khiếu nại từ khách hàng.
- Rà soát, cập nhật cho nhân viên các chính sách và quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) của công ty; hướng dẫn công việc rõ ràng và đảm bảo mọi quy định, quy trình được tuân thủ nghiêm ngặt.
- Đào tạo nhân viên mới, hỗ trợ các thành viên trong đội xử lý những vấn đề chứng từ phức tạp và các trường hợp cần được cấp trên hỗ trợ.
- Thực hiện các công việc và dự án khác theo phân công của cấp quản lý.
2. Công việc vận hành hằng ngày
- Hằng ngày chạy báo cáo trên hệ thống để theo dõi các lô hàng theo ngày/tuần, đảm bảo không bỏ sót lô hàng và mọi nhiệm vụ được hoàn thành trước thời hạn.
- Thực hiện và giám sát các công việc chứng từ hằng ngày đối với lô hàng xuất nhập khẩu, bao gồm: SI/VGM, vận đơn đường biển (Bill of Lading), khai báo AMS/ACI/ISF/eMNF và các chứng từ liên quan.
- Theo dõi các thông báo từ hãng tàu như: tàu bị chậm, thay đổi chuyến tàu, thay đổi loại hàng hóa hoặc các thay đổi từ chủ hàng; đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời.
- Gửi Pre-alert, SA (Shipping Advice – thông báo vận chuyển), P/L (Packing List – phiếu đóng gói), C/I (Commercial Invoice – hóa đơn thương mại) và các chứng từ cần thiết khác cho đại lý theo đúng thời hạn và quy trình SOP của đại lý. Theo dõi để đảm bảo lô hàng được giao nhận thuận lợi.
- Kiểm tra cước vận tải biển, các khoản phí địa phương và những khoản phí phát sinh khác với hãng tàu; phối hợp với kế toán để lập đề nghị thanh toán.
- Phát hành Debit Note (giấy báo nợ) cho khách hàng/đối tác nước ngoài đối với từng lô hàng.
- Theo dõi hành trình lô hàng và cập nhật thông tin kịp thời cho khách hàng, đối tác nước ngoài.
- Hoàn thành các nhiệm vụ được giao theo yêu cầu.
- Duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với hãng tàu, khách hàng và nhà cung cấp; phối hợp với các phòng ban khác để hỗ trợ hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả.
- Báo cáo trực tiếp cho Quản lý theo ngày/tuần/tháng và thực hiện các công việc do Quản lý phân công.
3. Hình thức phỏng vấn và địa điểm làm việc
- Hình thức phỏng vấn: Phỏng vấn trực tuyến.
- Địa điểm làm việc: Phường Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng, Việt Nam.
Yêu cầu ứng viên
- Tốt nghiệp cao đẳng/đại học, ưu tiên chuyên ngành Khai thác vận tải biển, Logistics hoặc các ngành liên quan.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý hoặc giám sát.
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc tại hoặc hợp tác với các công ty giao nhận vận tải (freight forwarder). Có kinh nghiệm xử lý các tuyến vận tải đi Mỹ hoặc châu Âu là một lợi thế.
- Có khả năng làm việc hiệu quả trong môi trường nhanh, áp lực cao.
- Có khả năng và sẵn sàng làm việc theo giờ linh hoạt, bao gồm cuối tuần và ngày lễ khi có yêu cầu.
- Có khả năng làm việc độc lập, kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tốt.
- Cẩn thận, có trách nhiệm, năng động, nhiệt tình và chăm chỉ.
- Sử dụng tiếng Anh tốt.
Quyền lợi
- Mức lương: Thỏa thuận tùy theo kinh nghiệm và năng lực.
- Hưởng 100% lương trong thời gian thử việc.
- Được đóng đầy đủ bảo hiểm xã hội theo mức lương gross.
- Có gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe.
- Môi trường làm việc ổn định, hỗ trợ và tạo điều kiện phát triển.
- Đội ngũ đồng nghiệp thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ.
- Môi trường làm việc quốc tế, có cơ hội học hỏi và phát triển chuyên môn.
- Có cơ hội tích lũy kinh nghiệm thực tế và phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải.
Địa điểm và thời gian làm việc
Địa điểm
- Hải Phòng: Đường Lê Thánh Tông, phường Ngô Quyền, Hải Phòng (khu vực quận Ngô Quyền cũ).
Thời gian làm việc
- Thứ Hai – Thứ Sáu: 8:30 – 17:30.
- Thứ Bảy: 8:30 – 12:00, làm việc tại nhà (WFH).
